A cégek jelentős összegeket költenek digitális tulajdonuk védelmére, mégis gyakran megfeledkeznek a ma használt legintegráltabb eszközről - az irodai MFP-ről. A multifunkciós készülékek minél fejlettebbé és integráltabbá válnak, annál nagyobb a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumokra leselkedő veszélyek mértéke másolás, nyomtatás, szkennelés vagy faxolás közben. Szerencsére a Sharp fejlett biztonsági megoldások széles választékát kínálja. Önállóan alkalmazva megvédik adatait a fenyegetések széles körétől. Együtt virtuálisan áthatolhatatlan end-to-end védelmet nyújtanak a dokumentum egész életciklusa során.

Adatbiztonsági kit

A digitális másolók/nyomtatók vagy multifunkciós készülékek bizalmas információkat tartalmazó oldalak százait képesek eltárolni merevlemezükön vagy belső memóriájukban. Ezen adatok és információk illetéktelen hozzáféréstől való megóvásához az opcionális Adatbiztonsági Kit egy hatékony adattitkosító algoritmust használva titkosítja az adatokat a belső merevlemezre, RAM és ROM memóriába íráskor. Ez azt jelenti, még ha valakinek sikerüli is illetéktelenül hozzáférnie a nyomtatóhoz vagy a másolóhoz, a kinyert adatok értelmetlenek és így használhatatlanok lesznek. Az Adatbiztonsági Kit felülíró funkciója hét alkalommal véletlenszerű értékekkel felülírja a hátrahagyott adatfájlokat. Egyedülálló titkosítási védelmünkkel párosítva, az Adat Felülíró funkció teljes mértékben megakadályozza a hátramaradt adatok visszanyerését bármilyen,  kereskedelemben kapható eszközzel.

 Biztonságos hálózati interfész

Sharp Biztonságos hálózati interfész tűzfalas védelmet nyújt minden egyes nyomtatóhoz vagy másolóhoz, megakadályozva így a jogosulatlan hozzáférést a konfigurációs és hálózati beállításokhoz, továbbá csak azonosított nyomtató szervereknek és meghatározott felhasználóknak teszi lehetővé a használatot. Megszünteti így a külső támadások veszélyét anélkül, hogy a felhasználók vagy a rendszergazdák hozzáférését korlátozná. Hozzáférés ellenőrzése 3 különböző szinten lehetséges:
•·IP cím szűrés, ami előre meghatározott, adott számú cím hozzáférését teszi lehetővé
• MAC cím szűrés, ami meghatározott számítógépek hozzáférését teszi lehetővé függetlenül IP címüktől
• TCP/IP szolgáltatások blokkolása, ami meghatározott kommunikációs protokollokat blokkol és lehetővé teszi a veszélyt jelentő portok lezárását, illetve az eszköz beágyazott honlapjának elérését.

 Felhasználói azonosítás

Felhasználó azonosítás magas szintű biztonságot ad és megvédi az értékes hálózati erőforrásokat azáltal, hogy a hozzáférést csak érvényes hálózati accounttal rendelkező regisztrált felhasználóknak teszi lehetővé. Szkennelés megkezdése előtt a felhasználónak először meg kell adnia egy felhasználónevet és jelszavat, melyet a meghatározott szerveren elhelyezett globális címjegyzékben ellenőriz a rendszer. Kényelem és követhetőség érdekében, a készülék hozzáadja a kezelő email címét az elküldött dokumentum feladó mezőjébe, tovább beállítható, hogy egy másodpéldányt kapjon a hálózati rendszergazda, vagy egy meghatározott archívum és így az összes beolvasott dokumentumról adatokat tárolhat el. Dokumentum szkennelésről bejegyzés készül későbbi ellenőrzéshez.

 Titkosított PDF

A multifunkciós készülékek dokumentum szkennelési képessége és a kész anyagok PDF fájlban való helyi vagy távoli helyre történő továbbítása email csatolmányként megnöveli a véletlen vagy illetéktelen személyek általi szándékos továbbküldés veszélyét. Ha munkája természetéből eredően bizalmas információkat kezel, a titkosítás megfelelő elővigyázatossági lépés lehet.
Szkennelés rendeltetési helye lehet email, FTP, Asztal, merevlemez és USB. Sharp PDF titkosító funkciója RSA technológiát használ a fájlok küldés előtti titkosításához. A felhasználónak létre kell hoznia egy jelszót szkenneléskor és a címzett csak a helyes jelszó ismeretében tudja megtekinteni a fájlt. PDF titkosítás funkció, mint opció MX sorozat színes multifunkciós készülékeinél érhető el.

Dokumentum felügyelet

Sharp Dokumentum felügyeleti funkciója ideális bizalmas dokumentumok másolástól, szkenneléstől vagy faxolástól való megvédéséhez. Dokumentum felügyeleti funkció révén az MFP másolásvédelmi adatokat ágyaz a létrehozott dokumentumokba. Ezek az adatok, melyek alig látható jelként megjelennek minden oldalon, megakadályozzák, hogy a dokumentumot később lemásolják, szkenneljék, faxolják, vagy archiválják. Minden dokumentumvédelemmel ellátott irat engedély nélküli másolásának megkísérlésekor a feladat törlődik a készülékből vagy a kimeneti eredmény csak üres lap lesz. A multifunkciós készülék (MFP) ezen túl értesítést küld emailben a kísérletről az adminisztrátornak. Dokumentum felügyeleti funkció MX sorozat azon színes multifunkciós készülékein érhető el, melyek Adatbiztonsági Kittel ellátottak.

Secure Sockets Layer (SSL)

Ha adatot küldenek a multifunkciós készülékhez (MFP) - akár egy dokumentumot nyomtatásra, akár csak információ csere történik a berendezés és a rendszergazda között - fennáll a lehetősége, hogy illetéktelen harmadik személy is hozzájuk férhet. Secure Sockets Layer (SSL) titkosítja az információt, amint az elküldésre kerül, addig a pillanatig, amíg az megérkezik a multifunkciós készülékhez. Ahogy megvéd minden, nyomtatásra küldött dokumentumot, e funkció titkosít minden, az MFP készülék és az adminisztrátor közötti információ cserét is. A rendszergazda a készülék belső honlapját biztonsági módban (HTTPS) tekintheti meg. A titkosítás alacsony, átlagos és magas szintje állítható be. Ez a funkció a digitális tanúsítványt az MFP hálózaton belüli egyedi azonosításhoz használja, még ha az IP címet meg is változott.