A dokumentumokkal kapcsolatos igazi költségeket nem a dokumentumok előállításából, hanem menedzselésükből eredő költségek jelentik. Minden egyes alkalommal, ha kézbe vesszük őket - akár rendezni, indexelni, archiválni, szétosztani, visszakeresni vagy újrafelhasználni - költségek és további komplexitás adódik a munkafolyamathoz. Ezen problémák megoldására és az élet egyszerűbbé és kevésbé költségessé tételéhez a Sharp számos fejlett folyamatot és alkalmazást fejlesztett ki hatékonyságot és ellenőrzést hozva a dokumentum előállításba, elosztásba és kezelésbe.

Sharpdesk

• Kezelje dokumentumait egy alkalmazáson belül az 'Asztalán'.
• Hatékony irattárolás, keresés és visszakeresés.
• Szerkesztő a különböző fáljtípusok egyszerű összeállításához.
• Közvetlen fogd és vidd dokumentum elosztás
• Fejlett biztonsági opciók
• Intuitív 'Asztal' kijelzés ikon nézettel
• Széljegyzet készítő eszköz a papírmentes lektorálásért
• Az optikai karakterfelismerés szerkeszthető fájlokká konvertálja a dokumentumokat

Sharpdesk jelentősen csökkenti az eredeti dokumentumok okozta kellemetlenségeket és rendetlenséget az asztalán azáltal, hogy egy személyes szkennelt képeket és elektronikus fájlokat kezelő rendszert ad Önnek, közvetlenül az 'Asztalára'. Dokumentumkezelés még sohase volt ilyen egyszerű. Csak szkennelje be a dokumentumokat digitális másolójával/nyomtatójával és közvetlenül tárolja, böngéssze, fűzzön hozzá megjegyzéseket, rendszerezze, keresse és ossza meg őket bárkivel a hálózaton belül. Így minden egy helyen, gondosan indexelve és egy egérkattintásra elérhető helyen lehet. Meglátja, hogy személyes hatékonysága egy teljesen új szintre emelkedik.

LDAP

• A beszkennelt dokumentumok gyors disztribúcióját segíti elő az egyszerűen böngészhető email címlista.
• Automatikus szinkronizáció az elsődleges email szerverrel
• Szkennelés egyéni vagy csoportos email küldéshez
• Egy készülék számos LDAP szerverhez kapcsolódhat
• A beépített billentyűzet révén kereshet a címzettek címeit között
• Eltárolja a kiválasztott címeket közvetlenül a helyi címlistába

A hatékony LDAP szolgáltatás a beszkennelt dokumentumok és faxok továbbítását korábbinál egyszerűbbé és gyorsabbá teszi. Használatával egy TCP/IP hálózaton keresztül hozzáférhet egy email címeket tartalmazó adatbázishoz. Böngésszen egyszerűen a szerver alapú könyvtárban a készülék LCD paneljéről és válasszon ki egy vagy több email címet azonnali továbbításhoz. LDAP automatikusan szinkronizál az Ön elsődleges email szerverével, így az Ön címlistája mindig naprakész lesz. LDAP gyorssá és egyszerűvé teszi emailbe, faxba és hyperlinkes FTP-re való szkennelést.

Dokumentumtárolás

• Gyors archiválás átmeneti tároló oldalakkal
• Fejlett archiválás hosszú távú tároláshoz
• Nyilvános és magán mappákba történő tárolási opció
• Könnyű hozzáférés az eltárolt fájlokhoz a kezelőpanelen vagy webböngészőn keresztül.
• Az opcionális adatbiztonsági kit megvédi az eltárolt adatokat azáltal, hogy titkosítja őket.

Számos Sharp multifunkciós eszköz rendelkezik beépített dokumentum archiváló rendszerrel. Ez az alkalmazás egy belső merevlemezt használ a korábbi munkák és dokumentumok tárolásához (a kijelzőről vagy beágyazott weblapról is hozzáférhető), a dokumentum áramlást jelentősen rugalmasabbá és hatékonnyá téve ezáltal. Például az éppen befejezett nyomtatási munkafeladat megismételhető a feladat újbóli létrehozása nélkül, időt és felhasználó munkáját takarítva ezzel meg.