Sharp OSA (Open System Architecture)

• Ellenőrizze a back-end rendszereket közvetlenül az MFP kezelőpaneljéről
• Megszünteti az ismétlődő feladatokat és gördülékenyebbé teszi a munkafolyamatot
• Észrevétlen integráció az MFP és a hálózati alkalmazások között

A Sharp OSA megnöveli az Ön MFP-je funkcionalitását nemcsak a hálózattal való integráció, hanem üzleti alkalmazásaival való integráció révén is. Köszönhetően a Sharp OSA-nak, az MFP hidat alkot alkalmazásai és a használat módja között, a hatékonyság teljesen új dimenzióját nyitva ezzel meg az irodában.
Egy Sharp OSA-val rendelkező MFP révén például beszkennelhet egy számlát, hozzáadhatja saját megjegyzéseit, és továbbíthatja a könyvelési rendszer felé feldolgozásra, mindezt egy egyszerű művelettel és anélkül, hogy elhagyná asztali számítógépet. Lehetővé teszi távoli alkalmazások számára, hogy létrehozzanak, beállítsanak és végrehajtsanak lapolvasási és nyomtatási feladatokat az MFP-n. A Sharp OSA költségei csökkentésében is segít azáltal, hogy szabályozhatja a munkacsoportok és az egyéni felhasználók hozzáférési jogait.

A dokumentumokkal kapcsolatos igazi költségeket nem a dokumentumok előállításából, hanem menedzselésükből eredő költségek jelentik. Minden egyes alkalommal, ha kézbe vesszük őket - akár rendezni, indexelni, archiválni, szétosztani, visszakeresni vagy újrafelhasználni - költségek és további komplexitás adódik a munkafolyamathoz. Ezen problémák megoldására és az élet egyszerűbbé és kevésbé költségessé tételéhez a Sharp számos fejlett folyamatot és alkalmazást fejlesztett ki hatékonyságot és ellenőrzést hozva a dokumentum előállításba, elosztásba és kezelésbe.

Sharpdesk

• Kezelje dokumentumait egy alkalmazáson belül az 'Asztalán'.
• Hatékony irattárolás, keresés és visszakeresés.
• Szerkesztő a különböző fáljtípusok egyszerű összeállításához.
• Közvetlen fogd és vidd dokumentum elosztás
• Fejlett biztonsági opciók
• Intuitív 'Asztal' kijelzés ikon nézettel
• Széljegyzet készítő eszköz a papírmentes lektorálásért
• Az optikai karakterfelismerés szerkeszthető fájlokká konvertálja a dokumentumokat

Sharpdesk jelentősen csökkenti az eredeti dokumentumok okozta kellemetlenségeket és rendetlenséget az asztalán azáltal, hogy egy személyes szkennelt képeket és elektronikus fájlokat kezelő rendszert ad Önnek, közvetlenül az 'Asztalára'. Dokumentumkezelés még sohase volt ilyen egyszerű. Csak szkennelje be a dokumentumokat digitális másolójával/nyomtatójával és közvetlenül tárolja, böngéssze, fűzzön hozzá megjegyzéseket, rendszerezze, keresse és ossza meg őket bárkivel a hálózaton belül. Így minden egy helyen, gondosan indexelve és egy egérkattintásra elérhető helyen lehet. Meglátja, hogy személyes hatékonysága egy teljesen új szintre emelkedik.

LDAP

• A beszkennelt dokumentumok gyors disztribúcióját segíti elő az egyszerűen böngészhető email címlista.
• Automatikus szinkronizáció az elsődleges email szerverrel
• Szkennelés egyéni vagy csoportos email küldéshez
• Egy készülék számos LDAP szerverhez kapcsolódhat
• A beépített billentyűzet révén kereshet a címzettek címeit között
• Eltárolja a kiválasztott címeket közvetlenül a helyi címlistába

A hatékony LDAP szolgáltatás a beszkennelt dokumentumok és faxok továbbítását korábbinál egyszerűbbé és gyorsabbá teszi. Használatával egy TCP/IP hálózaton keresztül hozzáférhet egy email címeket tartalmazó adatbázishoz. Böngésszen egyszerűen a szerver alapú könyvtárban a készülék LCD paneljéről és válasszon ki egy vagy több email címet azonnali továbbításhoz. LDAP automatikusan szinkronizál az Ön elsődleges email szerverével, így az Ön címlistája mindig naprakész lesz. LDAP gyorssá és egyszerűvé teszi emailbe, faxba és hyperlinkes FTP-re való szkennelést.

Dokumentumtárolás

• Gyors archiválás átmeneti tároló oldalakkal
• Fejlett archiválás hosszú távú tároláshoz
• Nyilvános és magán mappákba történő tárolási opció
• Könnyű hozzáférés az eltárolt fájlokhoz a kezelőpanelen vagy webböngészőn keresztül.
• Az opcionális adatbiztonsági kit megvédi az eltárolt adatokat azáltal, hogy titkosítja őket.

Számos Sharp multifunkciós eszköz rendelkezik beépített dokumentum archiváló rendszerrel. Ez az alkalmazás egy belső merevlemezt használ a korábbi munkák és dokumentumok tárolásához (a kijelzőről vagy beágyazott weblapról is hozzáférhető), a dokumentum áramlást jelentősen rugalmasabbá és hatékonnyá téve ezáltal. Például az éppen befejezett nyomtatási munkafeladat megismételhető a feladat újbóli létrehozása nélkül, időt és felhasználó munkáját takarítva ezzel meg.

A SHARP legtöbb dokumentumkezelő készüléke már alapszolgáltatásként  képes arra, hogy az üzembentartó mindazon másolási és nyomtatási költségeket ellenőrizze és kézben tartsa, ami az adott berendezésen keresztül realizálódik. A felhasználói szintű azonosítás (kódokkal, illetve jelszavakkal) lehetővé teszi a korrekt és pontos elszámolást a felhasználók irányába. További fontos lehetőség - az elszámolás mellett - az egymástól eltérő jogosultsági korlátok megadása, azaz bizonyos paraméterek szerint különböző felhasználói csoportok hozhatók létre.

Mindezek alapján elmondhatjuk, hogy egy új SHARP készülékkel a gazdaságos üzemeltetési mutatók mellett egy olyan megoldás birtokába is jut, amivel szilárdan kézben tarthatja kiadásait.

Azonban mi a teendő, ha az Ön cége már rendelkezik egy vegyes, heterogén összetételű gépparkkal? Ha különböző gyártók különböző modelljeit üzemelteti? Ha kisebb nyomtatókat, multifunkciós készülékeket is használnia kell? Természetesen erre is van megoldás!

Külső, márkafüggetlen szoftveres rendszerünk lehetővé teszi akár a régebbi eszközök felügyeletét is. Szolgáltatásaival dokumentumkezelési költségei racionalizálhatók, nyomtatási feladatai biztonságosabbá és elszámolhatóvá tehetők.

Fokozott adatbiztonság

A másoló funkcióhoz kapcsolt merevlemezzel rendelkező készülékek, az adott másolási feladat végzése során (még akkor is, ha nem így lettek beállítva) ideiglenesen tárolhatnak adatokat - ez konkrétan a másolt képet jelenti a merevlemezen. Ezt utólag a gépből eltávolítva, egy kellően felkészült szakértő rengeteg adatot vissza tud állítani még a törölt, illetve részben felülírt részekről is.
Ennek a veszélyforrásnak a minimalizálása végett egyes Kzocera berendezésekhez megrendelhető a Data Security Kit opció, ami az ideiglenes adatok tárolására használt lemezterületet az adott feladat elvégzését követően háromszor felülírja, valamint már tároláskor is a teljes fájlrendszer titkosítva van.

Bizalmas nyomtatás

A központi nyomtatók egyik legnagyobb hátránya, hogy a nyomtatások bizalmas jellege elveszhet - természetesen erre is van megoldás. Ha a konfiguráció részét képezi a nyomtatási funkcióhoz rendelt merevlemez, akkor a nyomtatások átmenetileg ott tárolhatók, és csak akkor nyomtatja ki őket a gép, ha a tulajdonosuk odamegy és lekéri őket.